Portaneo, la meilleure solution de veille partagée du moment

S’il est vrai que mes articles se font de plus en plus rares, ce n’est pas pour autant que je n’arrive plus à découvrir des services intéressants. Aujourd’hui, je vais revenir sur le thème de la veille, et plus précisemment de la veille partagée, car pour moi, la masse d’information qu’on peut trouver sur internet et ailleurs est telle qu’il est complètement illusoire de penser pouvoir tout surveiller tout seul, sans bénéficier des découvertes des autres.

J’avais déjà abordé ce thème dans un précédent article, consacré à ce qu’il était possible de faire avec mon outil de lecture de flux RSS préféré, Netvibes. Il se trouve qu’aujourd’hui, un autre service existe, qui a mis en oeuvre ce que j’aurais aimé trouver dans Netvibes : il s’agit de Portaneo.

Tout d’abord, qu’est-ce que Portaneo ? Au premier abord, c’est un portail personnalisable, sur le même principe (j’irais jusqu’à dire sur le même format) que Netvibes : on ajoute des petits modules, la plupart à base de flux RSS pour y lire de l’information. Si on s’arrêtait au premier coup d’oeil, on pourrait se demander quel intérêt, vu que Netvibes fonctionne plutôt bien, et ce depuis plusieurs années maintenant. Oui, mais les principaux avantages résident dans les différences entre Netvibes et Portaneo.

Premièrement, il faut noter que Portaneo est un service Open Source et gratuit, ce qui n’est jamais négligeable. Deuxièmement, Portaneo se tourne plus particulièrement vers les entreprises, et troisièmement, Portaneo se définit également comme un réseau social et un espace collaboratif. Personnellement, je trouve que le terme réseau social est trop connoté, surtout pour une utilisation en entreprise, qui pense aussitôt aux pertes de productivité dues à l’utilisation intensive de Facebook par ses employés. D’autant plus d’ailleurs, que le terme espace collaboratif pour le partage de l’information résume parfaitement le produit.

En gros, comment ça marche ? De façon à faire collaborer plusieurs personnes sur du partage d’information, il faut tout d’abord un socle commun. Il est donc possible dans Portaneo de définir des pages par défaut, supprimables ou non par chaque utilisateur dans l’espace qui lui est propre. La présentation de ces différentes pages est identique aux onglets dans Netvibes, ce qui permet de trier les sources d’informations à l’aide de mots-clés. De l’autre côté, pour que les utilisateurs d’un service se l’approprient, il faut que celui-ci soit adaptable et personnalisable. Il est donc possible dans Portaneo de se créer ses propres pages, regroupant éventuellement des informations personnelles, sans que cela gêne la partie publique, plus « professionnelle ».

Voilà pour l’aspect présentation de l’information. Maintenant, nous allons aborder la partie réellement intéressante : celle du partage. C’est là que Netvibes n’a, à mon avis pas assez creusé, en ne proposant que la publication d’un flux « Activités » d’un utilisateur. Sur ce segment, Portaneo propose de travailler par groupes, dans lesquels on peut partager des informations. Ce partage peut se faire sous la forme d’une référence à un article d’un flux RSS, de la publication d’un article sous forme de texte word ou de la publication d’un document avec remplissage d’un commentaire. Chaque membre d’un groupe peut ainsi déposer sur un espace commun des informations qu’il juge pertinentes sur un sujet précis, que ces informations soient présentes dans un flux RSS ou dans un document pdf qu’il a récupéré par ailleurs. L’ensemble des activités d’un groupe est ensuite éventuellement publiable dans un flux RSS, ce qui permet d’être facilement alerté d’éventuelles mises à jour.

Un même utilisateur peut bien entendu faire partie de plusieurs groupes d’intérêts différents, et à l’aide d’une gestion fine des droits de chaque utilisateur, on obtient un véritable système de veille partagée. Voici un petit schéma de fonctionnement d’un tel système adapté au sein d’une entreprise :

En conclusion, pour moi, Portaneo est vraiment un outil très très intéressant, qui peut permettre à une entreprise de gérer efficacement son évolution et sa veille stratégique dans plusieurs domaines. Les principaux problèmes rencontrés à l’implémentation d’un tel système de veille sont quoi qu’il arrive 1) les réticences de la hiérarchie de l’entreprise à « institutionnaliser » la veille, ce qui est souvent perçu comme de la perte de temps sur internet, et 2) l’appropriation de l’outil par des utilisateurs qui ne sont souvent pas accoutumés à des outils modernes de gestion de l’information (c’est quoi un flux RSS ??).

En tout cas, l’un des gros gros avantages de Portaneo est qu’il permet de réutiliser des widgets provenant de Netvibes et de Google, vous pourrez donc retrouver tous les repères que vous aviez déjà sous Netvibes ou iGoogle. Enfin il faut noter la présence d’une communauté qui grandit progressivement autour de cet outil, et qui promet de le faire évoluer de façon intéressante.

Un petit regret toutefois : il n’y a pas d’espace de test de Portaneo, il faut se débrouiller pour l’installer soit en local sur un ordinateur (par exemple à l’aide d’EasyPHP sous windows), ou se résoudre à tester le service sur un hébergement gratuit (attention, les hébergements gratuits sont parfois instables et peuvent donner des résultats décevants, qui ne reflètent en rien le fonctionnement réel du service).

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