PPTminimizer optimise la taille de vos documents office

Aujourd’hui, présentation d’un petit logiciel très très pratique : PPTminimizer. Tout utilisateur d’Office, et particulièrement de Word et Powerpoint a déjà connu LE gros problème à l’envoi par mail de ces documents : la taille du document. PPTminimizer propose donc d’optimiser cette taille de fichier, sans perte de qualité.

C’est un problème que l’on rencontre très souvent, dès lors que l’on veut agrémenter un document Word ou Powerpoint avec des schémas, images ou autres dessins. Ces illustrations ne sont, la plupart du temps, pas optimisées pour la publication dans ces documents : il faudrait compresser chacune de ces illustrations en fonction d’un rapport taille/qualité variable selon le rendu final désiré. Une fonctionnalité spéciale d’enregistrement et compression de ces documents existe pourtant, comme la compression spécialement dédiée à la diffusion par web/mail. Celle-ci est accessible dans le menu Fichier –> Enregistrer sous –> Liste déroulante Outils en haut à droite –> Compresser les images.
Cependant, cette fonctionnalité est loin d’être idéale : la perte en qualité est assez énorme !

Mais la taille des documents Office n’influe pas que sur les problèmes de diffusion : l’archivage est aussi concerné. Même si aujourd’hui, il est assez simple de se procurer des espace de stockage proprement gigantesque, cela ne dispense pas de l’optimisation de la taille des documents : se pose particulièrement le problème des sauvegardes, sur bandes magnétiques ou supports numériques, qui constituent un budget non négligeable pour les entreprises.

Face à ce problème, il existe plusieurs solutions : l’une d’entre elles est de passer par des outils bureautiques en ligne, tels SlideRocket pour vos présentations type Powerpoint (voir le billet de présentation de ce service sur TechItsWay). Vous pouvez alors diffuser vos documents à l’aide d’un simple lien, sans avoir à envoyer le document à proprement parler ; ce qui a comme avantage supplémentaire de vous garantir la propriété de votre document, puisque la personne à qui vous envoyer le lien ne chargera pas vraiment le document lui-même, mais se contentera de le visualiser. Au niveau de l’archivage, l’utilisation de ces services permet d’externaliser ses données, ce qui n’est pas forcément souhaité par toutes les entreprises, ni obligatoirement sécurisé.

L’autre solution est d’utiliser des application du type de PPTminimizer, qui vous permettent d’optimiser facilement et sans perte de qualité visible vos documents. On peut noter que PPTminimizer ne prend en charge que les documents Word et Powerpoint, on peut donc regretter l’absence des documents Excel, cependant, il faut avouer que la majeure partie des fichiers lourds sont couverts. La réduction de la taille des documents peut aller jusqu’à 98% ! On appréciera aussi le fait que les documents Office 2007 soient supportés par PPTminimizer, on sait combien il peut parfois se révéler difficile de gérer les nouvelles extensions en .docx et .pptx dues à ce changement de version.

L’outil PPTminimizer lui-même est disponible sous deux formes : tout d’abord sous la forme d’un logiciel classique, à installer sur son ordinateur. Il est d’ailleurs possible de trouver une version gratuite limitée à une utilisation personnelle ici (source de l’info). Pour les entreprises, les tarifs sont disponibles sur cette page et sont dégressif en fonction du nombre de poste, à partir de 30 € par poste. Des licences spécialement adaptées « par site » sont aussi disponibles.

Mais il est aussi possible d’utiliser la version Server de PPTminimizer, qui permet de scanner l’ensemble des lecteurs réseau, et d’optimiser l’ensemble de ses documents archivés.

Deux versions de démonstration sont disponibles ici, l’une rapide et sans inscription qui permet 5 optimisations, et l’autre nécessitant une inscription qui permet 12 optimisations de documents.

Au niveau technique, PPTminimizer fonctionne sous Windows (98, ME, NT, 2000, XP, Vista) et est disponible en multilingue. A noter qu’il existe une édition compacte, qui ne nécessite aucune installation sur l’ordinateur.

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